In het huidige zeer competitieve bedrijfsleven, Kleine en middelgrote ondernemingen (MKB) hebben te maken met veel uitdagingen als het gaat om het effectief beheren van hun activiteiten. Beperkte budgetten, veranderende klanteisen en de behoefte aan wendbaarheid vereisen dat MKB's efficiënte systemen invoeren om hun processen te stroomlijnen. Een oplossing die enorm populair is geworden onder MKB's is Enterprise Resource Planning (ERP), dat verschillende bedrijfsfuncties zoals financiën, toeleveringsketen, voorraad en personeelszaken integreert in één uniform systeem.

Een belangrijke beslissing waar het MKB voor staat, is echter of ze een cloudgebaseerde ERP of ERP op locatie oplossing. Cloudgebaseerde ERP-systemen, toegankelijk via internet en onderhouden door externe leveranciers, hebben de afgelopen jaren veel aan populariteit gewonnen vanwege hun flexibiliteit en schaalbaarheid. Maar zijn ze de meest kosteneffectieve oplossing voor het MKB?

In dit artikel worden de voor- en nadelen van cloudgebaseerde ERP voor het MKB besproken. Ook krijgt u inzicht in de vraag of dit echt de meest kosteneffectieve optie is voor uw bedrijf.

Wat is cloudgebaseerde ERP?

Cloudgebaseerde ERP verwijst naar een ERP-systeem dat wordt gehost op externe servers en toegankelijk is via internet. In tegenstelling tot on-premise ERP, waarbij de software en gegevens worden gehost op de eigen servers van het bedrijf, wordt cloud-ERP beheerd door een externe leverancier. Bedrijven abonneren zich doorgaans op deze services op een Software as a Service (SaaS) model, waarbij een terugkerende vergoeding wordt betaald om toegang te krijgen tot het systeem.

Cloud ERP biedt verschillende voordelen ten opzichte van traditionele on-premise oplossingen, waaronder eenvoudigere schaalbaarheid, lagere onderhoudskosten en betere toegankelijkheid. Voor MKB's met beperkte IT-middelen kan cloud ERP een aantrekkelijke optie zijn, omdat het de noodzaak van interne IT-infrastructuur wegneemt.

De voordelen van cloudgebaseerde ERP voor het MKB

1. Lagere kosten vooraf

Een van de belangrijkste voordelen van cloudgebaseerde ERP voor het MKB is de lagere kosten vooraf. Met on-premise ERP moeten bedrijven investeren in hardware, servers en softwarelicenties, wat een aanzienlijke financiële last kan zijn voor kleine bedrijven. Bovendien vereist on-premise ERP doorlopend onderhoud en IT-personeel om het systeem te beheren.

Cloud ERP werkt daarentegen op een op abonnementen gebaseerd model, waarbij bedrijven een maandelijkse of jaarlijkse vergoeding betalen om de software te gebruiken. Dit model vermindert de initiële financiële uitgaven aanzienlijk, waardoor het voor MKB's gemakkelijker wordt om ERP te implementeren zonder dat ze vooraf grote sommen geld hoeven uit te geven. Voor bedrijven die mogelijk niet het kapitaal hebben voor een grote investering in IT-infrastructuur, is dit kostenvoordeel cruciaal.

2. Schaalbaarheid en flexibiliteit

Een ander belangrijk voordeel van cloudgebaseerde ERP voor het MKB is de schaalbaarheid. Naarmate MKB's groeien, veranderen hun behoeften en een cloudgebaseerd ERP-systeem kan eenvoudig met hen meeschalen. Of een bedrijf nu meer gebruikers moet toevoegen, de opslagcapaciteit moet vergroten of extra functies moet integreren, cloud-ERP-systemen zorgen voor naadloze aanpassingen zonder dat er aanzienlijke hardware-upgrades nodig zijn.

Deze flexibiliteit is vooral gunstig voor het MKB, dat vaak te maken heeft met schommelingen in de zakelijke vraag. Cloud ERP stelt bedrijven in staat om hun activiteiten opschalen snel en zonder dat er geïnvesteerd hoeft te worden in nieuwe hardware of IT-middelen.

3. Lagere onderhouds- en IT-kosten

Het onderhouden van een on-premise ERP-systeem vereist toegewijd IT-personeel om servers te beheren, software-updates uit te voeren en de beveiliging van gegevens te waarborgen. Dit kan een aanzienlijke last zijn voor kleine bedrijven met beperkte IT-middelen. Cloudgebaseerde ERP-systemen zijn daarentegen onderhouden door de verkoper, die alle software-updates, beveiligingspatches en infrastructuuronderhoud verzorgt.

Voor het MKB betekent dit dat ze zich kunnen richten op hun kernactiviteiten zonder zich zorgen te hoeven maken over het onderhouden van een IT-infrastructuur. Daarnaast bieden leveranciers doorgaans 24/7 Klantenservice voor ERP-systemen in de cloud, zodat technische problemen snel worden opgelost en de downtime tot een minimum wordt beperkt.

4. Toegankelijkheid en mobiliteit

Met de opkomst van werken op afstand en verspreide teams is de mogelijkheid om overal toegang te krijgen tot bedrijfssystemen essentieel geworden voor het MKB. Cloudgebaseerde ERP biedt grotere toegankelijkheid door werknemers toegang te geven tot het systeem vanaf elke locatie met een internetverbinding. Deze mobiliteit is vooral belangrijk voor MKB's met externe werknemers of teams verspreid over verschillende geografische locaties.

Bovendien hebben cloud-ERP-systemen vaak mobiele apps waarmee werknemers onderweg toegang hebben tot gegevens, orders kunnen verwerken en workflows kunnen beheren. Deze flexibiliteit zorgt ervoor dat de bedrijfsvoering ononderbroken kan doorgaan, zelfs als werknemers buiten kantoor werken.

5. Automatische updates en innovatie

Leveranciers van cloudgebaseerde ERP-oplossingen brengen regelmatig software updates om de functionaliteit te verbeteren, de beveiliging te verbeteren en nieuwe functies te introduceren. Deze updates worden vaak automatisch geïmplementeerd, zodat bedrijven altijd de nieuwste versie van de software gebruiken zonder dat ze handmatig updates of patches hoeven te installeren.

Voor het MKB betekent dit dat zij kunnen profiteren van geavanceerde technologie zonder dat er geïnvesteerd hoeft te worden in kostbare upgrades of IT-personeel om de updates te beheren. Bovendien bevatten veel cloud-ERP-systemen geavanceerde technologieën zoals Artificial Intelligence (AI) en Machine leren (ML), die krachtige hulpmiddelen biedt voor gegevensanalyse, prognoses en automatisering.

Kostenvergelijking: cloudgebaseerde ERP versus on-premise ERP

Bij het overwegen van de kosten efficiëntie van cloud-based ERP voor het MKB, is het essentieel om de totale eigendomskosten (TCO) tussen cloud ERP en on-premise ERP-oplossingen te vergelijken. Hoewel cloud ERP lagere initiële kosten kan bieden, moeten bedrijven ook rekening houden met langetermijnuitgaven zoals abonnementskosten, onderhoud en maatwerk.

1. Voorafgaande kosten

  • Cloudgebaseerd ERP: Gaat doorgaans gepaard met een lagere initiële investering, omdat er geen hardware hoeft te worden aangeschaft of voor de installatie hoeft te worden betaald. De kosten worden over de tijd gespreid via abonnementskosten.

  • ERP op locatie: Vereist een substantiële investering vooraf in hardware, licenties en implementatie. Daarnaast moeten bedrijven fondsen toewijzen voor doorlopend onderhoud en ondersteuning.

2. Lopende kosten

  • Cloudgebaseerd ERP: De primaire doorlopende kosten omvatten de maandelijkse of jaarlijkse abonnementskosten. Deze kosten zijn voorspelbaar en dekken het gebruik van de software, updates en ondersteuning. De kosten op de lange termijn van een cloud-ERP-systeem kunnen echter over vele jaren hoger uitvallen vanwege terugkerende abonnementsbetalingen.

  • ERP op locatie: Hoewel on-premise ERP lagere lopende kosten kan hebben in termen van abonnementskosten, moeten bedrijven budgetteren voor regelmatig onderhoud, systeemupgrades en IT-personeel om de infrastructuur te beheren. Deze kosten kunnen oplopen, vooral voor kleine bedrijven die mogelijk niet de middelen hebben om ze intern te verwerken.

3. Aanpassingskosten

Zowel cloudgebaseerde als on-premise ERP-systemen bieden aanpassingsopties, maar ERP op locatie staat doorgaans uitgebreidere maatwerk toe vanwege de grotere controle over de software en hardware. Deze maatwerken kunnen echter kostbaar zijn om te implementeren en onderhouden.

Cloud ERP-systemen bieden ook maatwerk, maar ze zijn vaak meer gestandaardiseerd. Bedrijven die op zoek zijn naar zeer specifieke aanpassingen, kunnen cloud-ERP-systemen beperkend vinden. Veel cloud-ERP-leveranciers bieden echter integraties van derden en API's (Application Programming Interfaces) die de functionaliteit van het systeem kunnen uitbreiden.

4. Beveiliging en naleving

Gegevensbeveiliging is een kritische overweging voor elk bedrijf dat een ERP-systeem implementeert. Zowel cloudgebaseerde als on-premise ERP-oplossingen bieden robuuste beveiligingsfuncties, maar het niveau van controle varieert.

  • Cloudgebaseerd ERPLeveranciers zijn verantwoordelijk voor het handhaven van de gegevensbeveiliging, inclusief encryptie, back-ups en naleving van regelgeving zoals GDPRSommige bedrijven maken zich echter zorgen over het overhandigen van gevoelige gegevens aan een derde partij.

  • ERP op locatie: Biedt meer controle over beveiligingsprotocollen, waardoor bedrijven aangepaste beveiligingsmaatregelen kunnen implementeren op basis van hun behoeften. Dit vereist echter aanzienlijke IT-middelen en expertise.

Mogelijke uitdagingen van cloud-ERP voor het MKB

Hoewel cloudgebaseerde ERP-systemen veel voordelen bieden, zijn ze niet zonder uitdagingen, vooral voor het MKB. Enkele veelvoorkomende zorgen zijn:

1. Doorlopende abonnementskosten

Hoewel de lagere initiële kosten van cloud-ERP het een aantrekkelijke optie maken, lopende abonnementskosten kunnen in de loop van de tijd oplopen. MKB'ers moeten goed overwegen of de maandelijkse of jaarlijkse abonnementskosten binnen hun budget voor de lange termijn passen.

2. Bezorgdheid over gegevensbeveiliging

Voor MKB-bedrijven die gevoelige klantgegevens verwerken of actief zijn in sterk gereguleerde sectoren, gegevensbeveiliging kan een zorg zijn bij cloud-ERP-systemen. Hoewel leveranciers strikte beveiligingsmaatregelen implementeren, voelen MKB's zich misschien ongemakkelijk bij het opslaan van gevoelige informatie op externe servers. Veel cloud-ERP-leveranciers voldoen echter aan strenge beveiligingsnormen, waardoor ze een veilige optie zijn voor de meeste bedrijven.

3. Aanpassingsbeperkingen

Hoewel cloud-ERP-systemen een zekere mate van maatwerk bieden, zijn ze mogelijk niet zo flexibel als on-premise ERP-systemen als het gaat om zeer specifieke zakelijke vereisten. MKB's met unieke workflows of branchespecifieke behoeften moeten beoordelen of de beschikbare aanpassingsopties aan hun operationele eisen voldoen.

Is Cloud ERP de meest kosteneffectieve oplossing voor het MKB?

Concluderend cloudgebaseerde ERP is vaak het meest kosteneffectieve oplossing voor het MKB, vooral die met beperkte budgetten en IT-middelen. lagere kosten vooraf, schaalbaarheid en verminderde onderhoudsvereisten maken cloud-ERP een aantrekkelijke optie voor kleine en middelgrote bedrijven. Bovendien zorgen de flexibiliteit om overal toegang te krijgen tot het systeem en de mogelijkheid om te profiteren van automatische updates ervoor dat MKB's concurrerend blijven in een snel veranderende zakelijke omgeving.

Bedrijven moeten echter zorgvuldig rekening houden met hun behoeften op de lange termijn, inclusief de lopende abonnementskosten en mogelijke beperkingen in maatwerk of gegevensbeheer. Voor veel MKB'ers wegen de voordelen van cloud-ERP ruimschoots op tegen de uitdagingen, waardoor het de ideale keuze is voor het optimaliseren van bedrijfsactiviteiten en het stimuleren van groei.

Trefwoorden: Cloudgebaseerde ERP, ERP voor het MKB, kosteneffectieve ERP, cloud-ERP versus on-premise ERP, ERP-oplossing voor kleine bedrijven, SaaS ERP, ERP-systeemkosten, voordelen van cloud-ERP