Inhoudsopgave

  1. Introductie

  2. Waarom facturen aanpassen in Dolibarr?

  3. Inzicht in de PDF-factuursjablonen van Dolibarr

  4. Ingebouwde opties voor PDF-aanpassing

  5. Het standaardfactuurmodel wijzigen

  6. Factuurkoptekst en -voettekst wijzigen

  7. Een bedrijfslogo toevoegen

  8. Kleuren en lettertypen aanpassen zonder code

  9. De ODT-sjabloonfunctie gebruiken

  10. Tips voor het gebruik van LibreOffice of OpenOffice

  11. Uw ODT-factuursjabloon uploaden en toewijzen

  12. Best practices voor niet-programmeurs

  13. Wanneer moet u professionele hulp overwegen?

  14. Veelvoorkomende valkuilen en hoe u ze kunt vermijden

  15. Conclusie: beheer uw merk met nulcode

1. Inleiding

Dolibarr is een krachtige ERP- en CRM-tool, speciaal ontwikkeld voor kleine bedrijven, freelancers en non-profitorganisaties. Een van de vele sterke punten is de mogelijkheid om automatisch PDF-documenten te genereren, zoals facturen, offertes en pakbonnen. Voor bedrijven die dagelijks met deze documenten werken, is het aanpassen van de look-and-feel van facturen niet alleen een kwestie van branding, maar essentieel.

Gelukkig biedt Dolibarr aanzienlijke mogelijkheden voor het aanpassen van factuursjablonen zonder dat programmeerkennis vereist is. Deze handleiding leidt je door alles wat je moet weten om je PDF-facturen te laten aansluiten bij je merk, zonder ook maar één regel code te hoeven schrijven.

2. Waarom facturen aanpassen in Dolibarr?

Facturen zijn meer dan alleen een betalingsverzoek: ze maken deel uit van uw merkidentiteit. Een goed ontworpen factuur:

  • Zorgt ervoor dat uw bedrijf er professioneler uitziet

  • Verbetert het vertrouwen van de klant

  • Verhoogt de kans op snelle betaling

  • Zorgt voor naleving van lokale belasting- of wettelijke presentatievereisten

Met de mogelijkheid tot personalisatie kunt u logo's toevoegen, de lay-out aanpassen, specifieke velden toevoegen en de toon van uw zakelijke documenten bepalen. Dit alles kan in Dolibarr, zelfs zonder programmeerkennis.

3. Inzicht in de PDF-factuursjablonen van Dolibarr

Dolibarr gebruikt vooraf gedefinieerde sjablonen, geschreven in PHP en TCPDF, om PDF-facturen te genereren. Ontwikkelaars kunnen deze sjablonen aanpassen door de PHP-code te bewerken, maar Dolibarr biedt ook no-code oplossingen via configuratiemenu's en ondersteuning voor ODT-sjablonen.

De standaard sjablonen die worden aangeboden, bevatten opties zoals krab, blauw, einsteinen rood. Elk heeft een andere lay-out, logo en tabelopmaak. Je kunt er direct tussen wisselen.

4. Ingebouwde opties voor PDF-aanpassing

Navigeer naar Home > Instellingen > Modules > Facturering/Facturen > PDF-sjablonen. Hier kan je:

  • Kies uw standaardsjabloon

  • Bedrijfslogo definiëren

  • Voettekst aanpassen

  • Achtergrond- en tabelkleuren selecteren (voor sommige sjablonen)

Met deze instellingen kunt u snel aanpassingen doorvoeren en direct een voorbeeld van de resultaten bekijken.

5. Het standaardfactuurmodel wijzigen

Dolibarr wordt geleverd met verschillende vooraf gedefinieerde factuurmodellen. Om het standaardmodel te wijzigen:

  1. Ga naar Instellingen > Modules > Facturering/Facturen

  2. Klik op PDF-sjablonen

  3. Klik op het sterpictogram naast de sjabloon van uw voorkeur (bijv. blauw, krabEnz.).

Elke sjabloon heeft een andere lay-out. Probeer er een paar uit en bekijk ze vooraf door een factuur te downloaden om te zien welke het beste bij jouw stijl past.

6. Factuurkoptekst en -voettekst wijzigen

Kop- en voetteksten kunnen het volgende bevatten:

  • Uw bedrijfsnaam en adres

  • Belastingnummers

  • Juridische disclaimers of opmerkingen

  • Bankgegevens

Om deze te bewerken:

  • Ga naar Instellingen > Bedrijf/Organisatie

  • Vul de relevante velden in, zoals naam, adres, telefoonnummer en registratiegegevens

Navigeer vervolgens naar PDF-sjablonen instellingen opnieuw en definieer aangepaste voetteksten of juridische notities die onderaan elke factuur worden weergegeven.

7. Een bedrijfslogo toevoegen

Uw logo versterkt uw identiteit. Om het toe te voegen:

  1. Ga naar Instellingen > Bedrijf/Organisatie

  2. Scroll naar het gedeelte met het label logo

  3. Upload een afbeeldingsbestand (PNG of JPG aanbevolen)

Dit logo verschijnt automatisch op de meeste sjablonen die logoweergave ondersteunen (bijv. blauw, krab).

8. Kleuren en lettertypen aanpassen zonder code

Sommige sjablonen (met name blauw en rood) kleuraanpassingen rechtstreeks vanuit het configuratiescherm mogelijk maken. Hoewel de lettertype-instellingen zonder code beperkt zijn, kunt u:

  • Kies lichte of donkere thema's

  • Pas de kleuren van de koptekst en tabelmarkering aan

Navigeer naar PDF-sjablonen en zoek naar bewerkbare velden die zeggen Hoofdkleur, Secundaire kleurof Tabelkleur.

9. De ODT-sjabloonfunctie gebruiken

Met ODT-sjablonen heb je volledige controle over de lay-out en inhoud met LibreOffice of OpenOffice Writer. Dit is de krachtigste manier om facturen aan te passen zonder te programmeren.

Om dit mogelijk te maken:

  1. Ga naar Modules/Toepassingen > Modules

  2. Activeer de ODT-documenten module

  3. Ga naar Instellingen > Modules > Facturering/Facturen > Documentsjablonen

  4. Upload een .odt-bestandsjabloon

10. Tips voor het gebruik van LibreOffice of OpenOffice

Bij het maken van uw ODT-sjabloon:

  • Gebruik tekstvelden zoals __INVOICE_REF__, __TOTAL__, __CLIENT_NAME__, Etc.

  • Deze tijdelijke aanduidingen worden tijdens het genereren van PDF's vervangen door echte gegevens

  • Gebruik tabellen om de lay-out te bepalen

  • Sla uw bestand op in ODT-formaat (niet DOCX)

U kunt een lijst met beschikbare velden vinden in de Dolibarr-documentatie. U kunt ook een voorbeeld-ODT-bestand kopiëren en aanpassen.

11. Uw ODT-factuursjabloon uploaden en toewijzen

Zodra uw sjabloon klaar is:

  1. Ga naar Instellingen > Modules > Facturering/Facturen

  2. Klik op het ODT-gedeelte

  3. Upload uw ODT-bestand

  4. Wijs het toe als standaardsjabloon voor factuurgeneratie

Wanneer u nu facturen genereert, gebruikt Dolibarr uw aangepaste lay-out.

12. Best practices voor niet-programmeurs

  • Maak altijd een back-up van uw gegevens voordat u wijzigingen aanbrengt

  • Bekijk facturen na elke aanpassing

  • Gebruik consistente lettergroottes en marges voor een overzichtelijke lay-out

  • Begin met het dupliceren van een bestaande ODT-sjabloon om ontbrekende velden te voorkomen

  • Houd uw logo onder de 500 KB om te voorkomen dat de PDF te groot wordt

13. Wanneer u professionele hulp moet overwegen

Als je nodig hebt:

  • Meertalige facturen

  • Complexe belastingvelden

  • QR-code-integratie

  • e-facturering naleving (bijv. Factur-X, UBL)

...hebt u mogelijk hulp nodig van een Dolibarr-integrator. Voor 90% van de basisbehoeften op het gebied van maatwerk zijn de stappen in deze handleiding echter meer dan voldoende.

14. Veelvoorkomende valkuilen en hoe u ze kunt vermijden

  • Logo niet zichtbaar? Controleer het bestandstype en de bestandsgrootte.

  • Ontbrekende velden? Zorg ervoor dat u de juiste tijdelijke aanduidingen gebruikt.

  • Kapotte lay-out in ODT? Gebruik LibreOffice, niet Word of Google Docs.

  • Verkeerde sjabloon toegepast? Controleer de standaardselectie in de instellingen.

15. Conclusie: Beheer uw merk met Zero Code

Je hoeft geen ontwikkelaar te zijn om professionele facturen met je huisstijl te maken in Dolibarr. Dankzij de ingebouwde instellingen en ondersteuning voor ODT-sjablonen is het aanpassen van je documenten in 2025 eenvoudiger dan ooit. Door deze tools onder de knie te krijgen, zorg je ervoor dat elke factuur de professionaliteit en identiteit van je bedrijf weerspiegelt, zonder ook maar één regel code te schrijven.