Inhoudsopgave

  1. Introductie

  2. Waarom zouden ze de toegang tot de verkoop beperken tot hun eigen klanten?

  3. Begrijpen hoe Dolibarr klantgegevens beheert

  4. Overzicht van gebruikersrechten in de module van derden

  5. Uw Dolibarr-installatie voorbereiden op segmentatie

  6. Stap 1: Verkoopvertegenwoordigers toewijzen aan derden

  7. Stap 2: Configureer gebruikersrechten om alleen toegewezen clients te bekijken

  8. Stap 3: Testen van gebruikersisolatie en -beperkingen

  9. Het veld 'Gekoppelde gebruiker' efficiënt gebruiken

  10. Optioneel: aangepaste filters of dashboards instellen

  11. Veelvoorkomende valkuilen bij configuratie vermijden

  12. Geavanceerd: Automatisering van toewijzing van derden

  13. Optioneel: Gegevens in andere modules (facturen, bestellingen) beperken

  14. De interface voor salesvertegenwoordigers aanpassen

  15. Gegevensscheiding behouden na import

  16. Rol van groepen versus individuele gebruikersinstellingen

  17. Omgaan met uitzonderingen en supervisortoegang

  18. Externe modules of patches gebruiken (gratis opties)

  19. Beveiligingsoverwegingen voor klantgegevens

  20. Conclusie: een evenwicht vinden tussen eenvoud en veiligheid

1. Inleiding

In veel bedrijven die Dolibarr ERP/CRM gebruiken, werken meerdere salesmedewerkers parallel. Om klantgegevens te beschermen en operationele duidelijkheid te garanderen, is het essentieel om Dolibarr zo te configureren dat elke salesmedewerker alleen de aan hem toegewezen derde partijen (klanten/prospects) ziet. Deze handleiding legt uit hoe u dit op een overzichtelijke manier kunt bereiken met behulp van de ingebouwde functies van Dolibarr.

2. Waarom beperken ze de toegang tot de verkoop tot hun eigen klanten?

  • Voorkom datalekken en conflicten

  • Verduidelijk eigendom en verantwoordelijkheden

  • Verhoog de focus en productiviteit per salesagent

  • Voldoen aan de AVG- en gegevensminimalisatievereisten

3. Begrijpen hoe Dolibarr klantgegevens beheert

Dolibarr gebruikt de module 'Derden' om klanten, leveranciers en prospects te beheren. Elk record kan aan een gebruiker worden gekoppeld via het veld 'Verkoopmedewerker' (fk_user).

4. Overzicht van gebruikersrechten in de module van derden

Machtigingen met betrekking tot clients omvatten:

  • Bekijk alle derde partijen

  • Bekijk derden die aan de gebruiker zijn toegewezen

  • Derden aanmaken/bijwerken

  • Derden verwijderen

Zorg ervoor dat u de juiste combinatie gebruikt.

5. Uw Dolibarr-installatie voorbereiden op segmentatie

  • Zorg ervoor dat de module Derden actief is

  • Schakel het recht "Alles van derden lezen" uit voor verkoopgebruikers

  • Schakel het recht 'Lezen van derden gekoppeld aan gebruiker' in

6. Stap 1: Verkoopvertegenwoordigers toewijzen aan derden

Elke derde partij moet aan een specifieke gebruiker worden toegewezen:

  • Ga naar Derde partij > Selecteer een klant

  • Bewerk het record > Kies de "Verkoopvertegenwoordiger"

  • Opslaan

U kunt dit automatiseren via imports of externe API-scripts.

7. Stap 2: Configureer gebruikersrechten om alleen toegewezen clients te bekijken

Navigeren naar:

  • Home > Gebruikers en groepen > Rechten

  • Verwijderen: "Alles van derden lezen"

  • Toevoegen: "Lees derden toegewezen aan gebruiker"

Optioneel toevoegen:

  • "Maak een derde partij"

  • "Toegewezen derden bewerken"

8. Stap 3: Testen van gebruikersisolatie en -beperkingen

Meld u aan als verkoopgebruiker en controleer:

  • Alleen hun klanten verschijnen in de lijst

  • Andere cliënten zijn niet toegankelijk

  • Gekoppelde documenten (facturen, bestellingen) worden ook gefilterd

9. Het veld 'Gekoppelde gebruiker' efficiënt gebruiken

Gebruik dit veld niet alleen voor de zichtbaarheid, maar ook voor:

  • Rapportage en statistieken

  • Facturen/orders filteren per verkoopgebruiker

10. Optioneel: aangepaste filters of dashboards instellen

Maak bladwijzers of dashboardwidgets die alleen filteren op 'Mijn klanten':

  • Gebruik het geavanceerde zoekpaneel in de lijst met derden

  • Filter opslaan als standaardweergave voor de gebruiker

11. Veelvoorkomende valkuilen bij configuratie vermijden

  • Wijs niet tegelijkertijd zowel de rechten 'Alles lezen' als 'Eigen lezen' toe

  • Zorg ervoor dat alle derde partijen de juiste gebruiker toegewezen hebben gekregen

  • Controleer de machtigingen opnieuw na updates of migraties

12. Geavanceerd: Automatisering van toewijzing van derden

Via importtools of REST API:

  • omvatten fk_user in CSV-importen

  • Gebruik batch-scripts om klanten bij te werken na gebiedswijzigingen

13. Optioneel: Gegevens in andere modules (facturen, bestellingen) beperken

De zichtbaarheid van facturen is afhankelijk van de rechten van derden:

  • Als een gebruiker de derde partij niet kan zien, kan hij ook de facturen niet zien

  • U kunt de toegang ook beperken met behulp van dezelfde principes voor projecten, taken en zendingen

14. De interface voor salesvertegenwoordigers aanpassen

  • Verberg ongebruikte modules in menu-instellingen

  • Vereenvoudig het navigatiepaneel om u te concentreren op Verkoop, Derden, Bestellingen en Facturen

15. Gegevensscheiding behouden na import

Bij het importeren van nieuwe klanten:

  • Wijs ze vanaf het begin toe aan een gebruiker

  • Vermijd importeren zonder fk_user, omdat het standaard op admin of none staat

16. Rol van groepen versus individuele gebruikersinstellingen

Met groepen kunt u rechten snel opschalen:

  • Maak een 'Sales Rep'-groep met standaardrechten

  • Wijs nieuwe gebruikers toe aan deze groep voor consistentie

17. Omgaan met uitzonderingen en supervisortoegang

Managers of verkoopdirecteuren:

  • Mogelijk heeft u het recht om alle rechten van derden te lezen

  • Combineer met groepen zoals 'Supervisie' of 'Territoriumleiders'

18. Externe modules of patches gebruiken (gratis opties)

Sommige Dolistore-modules breiden deze functionaliteit uit:

  • Gebruikerstoegang per regio of territorium

  • Geavanceerde CRM-weergaven met filtering

Test altijd de compatibiliteit met uw Dolibarr-versie.

19. Beveiligingsaspecten voor klantgegevens

  • Gebruik altijd HTTPS

  • Auditlogs inschakelen

  • Train gebruikers om gevoelige lijsten niet extern te exporteren of te delen

20. Conclusie: evenwicht tussen eenvoud en veiligheid

Met een doordachte configuratie stelt Dolibarr u in staat om salesmedewerkers te beperken tot hun toegewezen klanten en alleen de kernfunctionaliteit van ERP te gebruiken. De voordelen zijn onder andere verbeterde beveiliging, een betere gebruikerservaring en naleving van data governance-normen. Onderhoud deze configuratie met regelmatige audits, onboardingroutines en training, zodat uw CRM-gegevens zowel veilig als effectief blijven.