Inhoudsopgave

  1. Introductie

  2. Waarom het importeren van producten via Excel efficiënt is

  3. Inzicht in de productmanagementmodule van Dolibarr

  4. Uw productgegevens voorbereiden in Excel

  5. Verplichte en optionele velden in de importsjabloon

  6. Uw Excel-bestand formatteren voor compatibiliteit

  7. Toegang tot de productimporttool in Dolibarr

  8. Excel-kolommen toewijzen aan Dolibarr-velden

  9. Importeren van eenvoudige producten versus product-/servicevarianten

  10. Prijzen en belastingregels voor bulkimportproducten

  11. Voorraadniveaus en magazijnen beheren tijdens import

  12. Productafbeeldingen in bulk uploaden

  13. Foutbehandeling en probleemoplossing tijdens het importeren

  14. Automatiseren van importen met geplande taken

  15. Best practices voor beveiliging en gegevensintegriteit

  16. Integratie van hulpmiddelen van derden voor geavanceerde import

  17. Verifiëren van geïmporteerde producten en uitvoeren van steekproeven

  18. Bewerken en bijwerken van geïmporteerde gegevens in bulk

  19. Productgegevens exporteren voor back-up of herimport

  20. Conclusie en aanbevelingen

1. Inleiding

Voor bedrijven die een grote productcatalogus beheren, is het handmatig invoeren van artikelen in een ERP-systeem tijdrovend en foutgevoelig. Dolibarr ERP & CRM bevat een robuuste importfunctie die Excel- en CSV-bestanden ondersteunt, waarmee u product- en servicegegevens efficiënt in bulk kunt importeren. Deze handleiding behandelt elke stap in het voorbereiden, formatteren en importeren van uw productcatalogus in Dolibarr met behulp van Excel.

2. Waarom het importeren van producten via Excel efficiënt is

  • Bespaart tijd door handmatige gegevensinvoer te vermijden

  • Vermindert het risico op menselijke fouten

  • Ondersteunt migratie van oudere systemen

  • Maakt seizoensgebonden catalogusupdates of batchuploads mogelijk

De importtool van Dolibarr is ontworpen voor gestructureerde batchverwerking.

3. Inzicht in de productmanagementmodule van Dolibarr

Zorg ervoor dat de volgende modules zijn ingeschakeld voordat u importeert:

  • Producten en diensten

  • Voorraadbeheer (indien van toepassing)

  • BTW- en prijsconfiguratiemodules

U vindt deze onder 'Home > Setup > Modules'. Alleen beheerders of gebruikers met de juiste rechten hebben toegang tot de importtools.

4. Uw productgegevens voorbereiden in Excel

Begin met een schoon Excel-bestand. Gebruik één rij per product. Kolommen moeten velden weergeven zoals:

  • Productnaam

  • Referentiecode (unieke ID)

  • Prijs (HT of TTC)

  • BTW-tarief

  • Producttype (0 = product, 1 = dienst)

  • Voorraadhoeveelheid

  • Magazijncode

  • Beschrijving

Zorg ervoor dat uw headers duidelijk zijn en overeenkomen met de verwachte veldlabels van Dolibarr.

5. Verplichte en optionele velden in de importsjabloon

Verplichte velden:

  • Ref (unieke identificatie)

  • Etiket (naam)

  • Producttype (0 of 1)

  • Verkoop prijs

Optionele velden:

  • Barcode

  • Voorraadhoeveelheid

  • Beschrijving

  • Verkoop- en aankoopeenheden

  • BTW-tarief

Gebruik de voorbeeldbestanden voor het importeren van Dolibarr als sjablonen.

6. Uw Excel-bestand formatteren voor compatibiliteit

  • Opslaan als .CSV (door komma's gescheiden) of .XLSX

  • Zorg voor UTF-8-codering

  • Vermijd lege rijen of extra spaties

  • Gebruik consistente opmaak voor decimalen (bijvoorbeeld punt in plaats van komma)

  • Geen samengevoegde cellen

7. Toegang tot de productimporttool in Dolibarr

Navigeer naar: "Start > Extra > Importeren"

  • Kies het importtype 'Producten/Diensten'

  • Upload uw Excel- of CSV-bestand

Zorg ervoor dat u het juiste importprofiel hebt geselecteerd (bijvoorbeeld Nieuwe producten vs. Bestaande producten bijwerken).

8. Excel-kolommen toewijzen aan Dolibarr-velden

Op de importpagina:

  • Wijs elke Excel-kolom toe aan het bijbehorende Dolibarr-veld

  • Standaardwaarde-instellingen controleren

  • Laat optionele velden leeg als ze niet van toepassing zijn

  • Bekijk een voorbeeld van de gegevens voordat u ze definitief indient

9. Eenvoudige producten importeren versus product-/servicevarianten

Dolibarr ondersteunt standaard geen variantenimport in bulk, maar u kunt wel:

  • Import basisproducten

  • Gebruik kenmerken (kleur, maat) via aangepaste modules

  • Overweeg modules van derden voor matriximport

Houd het voorlopig bij eenvoudige SKU-niveau-vermeldingen.

10. Prijzen en belastingregels voor bulkimportproducten

Kolommen opnemen voor:

  • Verkoopprijs (vóór of na belastingen)

  • BTW-tarief (bijv. 20 voor 20%)

  • Aankoopprijs

Dolibarr berekent automatisch prijzen inclusief belasting op basis van uw instellingen.

11. Voorraadniveaus en magazijnen beheren tijdens import

Voorraadniveaus importeren:

  • Voeg een kolom 'Voorraadhoeveelheid' toe

  • Voeg een "Magazijnreferentie" toe als u een opstelling met meerdere magazijnen gebruikt

Zorg ervoor dat de magazijnen in Dolibarr aanwezig zijn voordat u gaat importeren.

12. Productafbeeldingen in bulk uploaden

Dolibarr ondersteunt niet standaard het importeren van afbeeldingen via Excel, maar u kunt wel:

  • Upload afbeeldingen naar de productdirectory (bijv. /documents/products)

  • Koppel afbeeldingsnamen aan productreferenties

  • Gebruik API of modules om afbeeldingen na import te koppelen

13. Foutbehandeling en probleemoplossing tijdens het importeren

Gebruikelijke problemen:

  • Dubbele referenties

  • Onjuiste veldtoewijzing

  • Coderingsfouten

  • Ongeldige gegevenstypen (bijvoorbeeld tekst in numerieke velden)

Dolibarr geeft een overzicht van de fouten na de import. Test altijd eerst met een klein bestand.

14. Importeren automatiseren met geplande taken

Voor terugkerende importen:

  • Gebruik Dolibarr cron-jobs

  • Schrijf scripts om Excel naar CSV te converteren en in een bewaakte directory te plaatsen

  • Gebruik API om import te activeren via CLI-tools of extensies

15. Best practices voor beveiliging en gegevensintegriteit

  • Maak een back-up van uw Dolibarr-instantie vóór import

  • Gebruik importlogboeken voor traceerbaarheid

  • Beperk importmachtigingen tot vertrouwde gebruikers

Overschrijf bestaande productverwijzingen niet, tenzij dit de bedoeling is.

16. Integratie van hulpmiddelen van derden voor geavanceerde import

Overweeg het gebruik van:

  • OpenRefine voor datareiniging

  • Python- of PHP-scripts voor transformatie

  • Zapier/Integromat met Dolibarr API voor cloudgebaseerde import

17. Geïmporteerde producten verifiëren en steekproeven uitvoeren

Na import:

  • Ga naar "Producten > Lijst"

  • Sorteren op "aanmaakdatum"

  • Open een paar records en controleer prijzen, typen en beschrijvingen

18. Geïmporteerde gegevens in bulk bewerken en bijwerken

Bestaande producten bijwerken:

  • Huidige lijst exporteren

  • Bewerken in Excel

  • Opnieuw importeren met "Update-modus" geselecteerd

Records koppelen op basis van het productrefveld.

19. Productgegevens exporteren voor back-up of herimport

Gebruik: "Extra > Exporteren > Producten"

  • Kies velden om te exporteren

  • CSV opslaan voor back-up of om te delen met partners

20. Conclusie en aanbevelingen

Het importeren van productcatalogi in Dolibarr met behulp van Excel is een zeer efficiënte en schaalbare manier om voorraad- en servicegegevens te beheren. Door de vereiste velden te begrijpen, de juiste opmaak te gebruiken en mappingtools effectief te gebruiken, kunt u uw gegevensbeheer stroomlijnen en menselijke fouten verminderen. Test imports altijd in een gecontroleerde omgeving, maak back-ups en volg best practices om de consistentie van de gegevens en de integriteit van uw ERP-systeem te garanderen.