In industrieën zoals productie, detailhandel, farmacie en logistiek, het efficiënt bijhouden van de voorraad is cruciaal. Bedrijven die te maken hebben met traceerbare producten moeten beheren serienummers en lotnummers te zorgen producttraceerbaarheid, kwaliteitscontrole en naleving van regelgeving.

Dolibarr ERP & CRM biedt robuuste functies voor serie- en lotnummers bijhouden, beheren en bewaken, waarmee bedrijven hun voorraadbeheer kunnen verbeteren en de klanttevredenheid kunnen vergroten.

In dit artikel zullen we onderzoeken hoe serienummers en lotnummers in Dolibarr te beheren, de voordelen van het gebruik van deze functies en best practices om de efficiëntie te maximaliseren.

1. Wat zijn serienummers en lotnummers?

Voordat we dieper ingaan op de manier waarop Dolibarr serie- en lotnummers beheert, definiëren we eerst de belangrijkste concepten:

  • Serienummer: Een unieke identificatie die aan een individuele producteenheid is toegewezen. Elk serienummer is uniek en helpt een specifiek product te volgen.
  • Lotnummer (batchnummer): Een code die is toegewezen aan een groep identieke producten die samen zijn geproduceerd of ontvangen. In tegenstelling tot serienummers kan een lotnummer van toepassing zijn op meerdere eenheden van hetzelfde artikel.

1.1 Belangrijkste verschillen

Kenmerk Serienummer Lotnummer
Uniciteit Uniek per item Gedeeld over meerdere items
Doel Individuele producttracking Batch-tracking
Gebruikt voor Hoogwaardige producten, elektronica, machines Voedsel, farmaceutica, chemicaliën
Traceerbaarheid Houdt elk product afzonderlijk bij Houdt een batch producten bij

Dolibarr ondersteunt beide serie- en lotnummertracering, zodat bedrijven hun voorraad effectief kunnen bewaken.

2. Activeren van serie- en lotnummertracking in Dolibarr

Om serie- en lotnummers in Dolibarr te gaan gebruiken, volgt u deze stappen:

2.1 Voorraad- en partij-/seriebeheer inschakelen

1️⃣ Navigeer naar Home > Setup > Modules/toepassingen.
2️⃣ Activeer de Voorraadmodule om voorraadbewegingen te beheren.
3️⃣ Inschakelen Lot-/serienummerbeheer onder de standaardinstellingen.
4️⃣ Configureer trackingopties zoals vervaldatums, leverancierstracking en batchverplaatsingen.

Eenmaal geactiveerd, stelt Dolibarr bedrijven in staat om: serie- en lotnummers toewijzen, volgen en rapporteren in magazijnen en transacties.

3. Serie- en lotnummers toewijzen in Dolibarr

3.1 Serienummers toewijzen

Elke producteenheid waarvoor seriële tracking vereist is, moet: een uniek serienummer.

✔ Ga naar Producten/Diensten > Voorraadbeheer.
✔ Selecteer het product en klik Serienummer toewijzen.
✔ Voer het serienummer handmatig in of gebruik een automatisch generatieformaat.
✔ Opslaan en valideren.

3.2 Lotnummers toewijzen

Voor batch-tracking kunnen meerdere producten worden gedeeld hetzelfde lotnummer.

✔ Ga naar Voorraad > Lot/Batchbeheer.
✔ Maak een nieuw perceel aan en wijs het toe aan een productcategorie.
✔ Definieer kenmerken zoals productiedatum, vervaldatum en leveranciersgegevens.
✔ Valideer de invoer om de traceerbaarheid van alle transacties te garanderen.

Met Dolibarr kunnen bedrijven: automatisch lotnummers genereren op basis van vooraf gedefinieerde regels, waardoor batchbeheer eenvoudiger wordt.

4. Voorraadbewegingen beheren met serie- en lotnummers

Met Dolibarr kunnen bedrijven: Volg de beweging van serie- en lotgenummerde producten in magazijnen, bij leveranciers en bij klanten.

4.1 Ontvangst van serie- en lot-getraceerde producten

Bij ontvangst van voorraad van leveranciers:

✔ Navigeer naar Voorraad > Leveranciersorders > Voorraad ontvangen.
✔ Selecteer het product en voer de toegewezen serie-/lotnummer.
✔ Bevestig en valideer de ontvangst om de inventaris bij te werken.

4.2 Interne overdrachten

Voor bedrijven die meerdere magazijnen, Dolibarr ondersteunt interne voorraadoverdrachten met serie- en partijtracering.

✔ Ga naar Voorraad > Interne transfers.
✔ Selecteer het magazijn van herkomst en het magazijn van bestemming.
✔ Selecteer de producten en voer hun serie-/lotnummers in.
✔ Valideer de overdracht om nauwkeurige trackinggegevens bij te houden.

4.3 Verzending naar klanten

Bij de verkoop van producten met serie- of lotnummers is het belangrijk dat deze tijdens de verkoop correct worden toegewezen.

✔ Navigeer naar Verkoop > Bestellingen > Verzendingen.
✔ Selecteer de product en magazijn.
✔ Kies het serie- of lotnummer uit de beschikbare voorraad.
✔ Valideer de zending naar de voorraad automatisch bijwerken.

Deze tracking zorgt ervoor dat bedrijven: traceer welk serie-/lotnummer naar welke klant is verzonden, essentieel voor retourzendingen, terugroepacties of garantieclaims.

5. Traceerbaarheid en rapportage

Een van de belangrijkste voordelen van het gebruik van het serie- en lotnummerbeheersysteem van Dolibarr is traceerbaarheid.

5.1 Tracking van serie- en lotnummers in Dolibarr

Bedrijven kunnen een product traceren van leverancier naar klant door:

✔ Zoeken naar specifieke serie- of lotnummers in het systeem.
✔ Beoordelen aankoop- en verkoopgeschiedenis gekoppeld aan het serie-/lotnummer.
✔ Rapporten genereren over voorraadbewegingen per serie-/lotnummer.

5.2 Beheer van vervaldatums

Voor industrieën als voedsel, farmaceutica en cosmeticais het van cruciaal belang om de houdbaarheidsdatums te beheren.

✔ Instellen houdbaarheids datums bij het toewijzen van een lotnummer.
✔ Configure meldingen voor producten waarvan de houdbaarheidsdatum binnenkort verloopt.
✔ Rennen rapporten om producten te identificeren die bijna verlopen zijn en de nodige maatregelen nemen.

6. Beste werkwijzen voor het beheren van serie- en lotnummers in Dolibarr

Om de efficiëntie van Dolibarr's te maximaliseren serie- en lotnummertraceringVolg deze best practices:

✔ Standaardiseer serie- en lotnummerformaten – Gebruik consistente naamgevingsconventies om verwarring te voorkomen.
✔ Automatiseer tracking met barcodes – Integreer barcodescanning voor snellere en foutloze serie-/partijtoewijzing.
✔ Regelmatige voorraadcontroles – Voer periodiek fysieke tellingen uit om de nauwkeurigheid van het systeem te garanderen.
✔ Schakel waarschuwingen en meldingen in – Voorkom problemen door herinneringen in te stellen voor voorraadbewegingen en vervaldata.
✔ Train medewerkers – Zorg ervoor dat alle gebruikers begrijpen hoe ze serie- en lotnummers correct kunnen toewijzen en volgen in Dolibarr.

7. Voordelen van het gebruik van Dolibarr voor serie- en lottracking

Door gebruik te maken van Dolibarr's serie- en lotnummerbeheersysteemkunnen bedrijven:

✔ Verbeter de traceerbaarheid – Volg producten van leverancier tot klant.
✔ Verbeter de nauwkeurigheid van de inventaris – Verminder fouten en discrepanties.
✔ Zorg voor naleving van de regelgeving – Essentieel voor industrieën met strenge regelgeving.
✔ Minimaliseer afval en verliezen – Vermijd verlopen of verouderde voorraad.
✔ Stroomlijn het beheer van terugroepacties – Snel defecte producten identificeren en ophalen.

Dolibarr's gebruiksvriendelijke interface en krachtige automatiseringstools maken het een ideale keuze voor bedrijven die geavanceerde inventaristracking en traceerbaarheid.

Conclusie

Beheren serie- en lotnummers in Dolibarr is essentieel voor bedrijven die nauwkeurige voorraadregistratie, naleving van regelgeving en kwaliteitscontroleDoor Dolibarr's op de juiste manier in te stellen voorraadbeheerfuncties, bedrijven kunnen Verbeter de traceerbaarheid, verminder afval en optimaliseer voorraadbewegingen.

Door te volgen 'best practices' en gebruikmakend van Dolibarr's geautomatiseerde tracking- en rapportagetools, kunnen bedrijven ervoor zorgen foutloos voorraadbeheer en verbeterde operationele efficiëntie.