Inhoudsopgave

  1. Introductie

  2. Inzicht in de modulaire architectuur van Dolibarr

  3. Criteria voor het kiezen van de juiste startmodules

  4. Essentiële kernmodules voor onmiddellijke ingebruikname

  5. CRM- en klantbeheermodules

  6. Offerte- en facturatietools

  7. Product- en servicecatalogusbeheer

  8. Essentiële informatie over inventaris en voorraadbeheer

  9. Onkostendeclaratie en betalingsbeheer

  10. Project- en taakbeheermodules

  11. Human Resources en Tijdregistratie

  12. Hulpmiddelen voor boekhouding en financieel overzicht

  13. Kalender- en planningshulpmiddelen

  14. Documentbeheersysteem (DMS)

  15. Beheer van derden en leveranciers

  16. PDF-aanpassing voor professionele documenten

  17. E-mail- en meldingsmodules

  18. Beveiligings- en toegangscontrolefuncties

  19. Back-up- en onderhoudsmodules

  20. Modules die u moet vermijden of uitstellen

  21. Tips voor het testen en configureren van nieuwe modules

  22. Uw systeem voorbereiden op toekomstige groei

  23. Conclusie: een solide ERP-fundament bouwen met de juiste modules

1. Inleiding

Nadat u Dolibarr ERP/CRM hebt geïnstalleerd, is de eerste en belangrijkste beslissing welke modules u wilt activeren. Dolibarr biedt een modulair systeem waarmee u alleen de functionaliteiten activeert die uw bedrijf daadwerkelijk nodig heeft. Maar met meer dan 100 beschikbare modules raakt u al snel overweldigd.

Dit artikel presenteert een gedetailleerd stappenplan voor het selecteren van de meest bruikbare en meestgebruikte modules die u direct na installatie kunt activeren. Of u nu freelancer, startup of gevestigde MKB-onderneming bent, deze modules helpen u vanaf dag één een schoon en functioneel ERP-systeem op te bouwen.

2. Inzicht in de modulaire architectuur van Dolibarr

Dolibarr werkt door individuele modules vanuit de hoofdapplicatie in te schakelen en te configureren. Elke module richt zich op een bedrijfsdomein:

  • Sales

  • Accounting

  • Inventaris

  • HR

  • Projecten

Modules kunnen worden in- of uitgeschakeld op basis van de specifieke behoeften van uw bedrijf. Zo kunt u een slank en efficiënt systeem bouwen zonder onnodige complexiteit.

3. Criteria voor het kiezen van de juiste startmodules

Kies modules op basis van:

  • Onmiddellijke zakelijke behoeften

  • Grootte en type van uw organisatie

  • Wettelijke of nalevingsvereisten

  • Teamworkflows en rollen

Activeer niet te veel modules vooraf. Begin met de basis en breid deze uit naarmate je team vertrouwd raakt met het platform.

4. Essentiële kernmodules om direct aan de slag te gaan

Deze zijn fundamenteel en vereist voor de meeste workflows:

  • Gebruikers en machtigingen: Beheer wie toegang heeft tot wat

  • Derden: Centrale database voor klanten en leveranciers

  • Producten en diensten: Maak een lijst en categoriseer wat u verkoopt

  • Commerciële voorstellen: Maak offertes voor prospects

  • Facturen: Klanten factureren en betalingen volgen

Deze modules vormen de basis voor uw ERP-systeem.

5. CRM- en klantbeheermodules

Voor klantrelaties en pijplijntracking:

  • CRM-module: Beheer prospects en activiteiten

  • Agenda: Plan follow-ups en vergaderingen

  • Acties/Taken: Log telefoongesprekken, e-mails en gebeurtenissen

Met deze hulpmiddelen blijft u in contact met uw (potentiële) klanten.

6. Offerte- en facturatietools

Schakel het volgende in:

  • voorstellen: Maak offertes of schattingen

  • Bestellingen: Volg bestellingen van klanten of leveranciers

  • Facturen: Klanten factureren en opvolgen

  • Betalingen: Ontvangsten registreren en afstemmen

Met deze suite kunt u de volledige verkoopcyclus beheren, van lead tot cash.

7. Product- en servicecatalogusbeheer

Zelfs kleine bedrijven profiteren van gestructureerde catalogi:

  • Product-/servicemodule: Organiseer aanbiedingen per categorie

  • Definieer eenheidsprijzen, btw-tarieven en referenties

  • Voeg afbeeldingen of technische specificaties toe voor meer duidelijkheid

Dankzij deze gegevens verloopt het maken van offertes en facturen gestroomlijnder.

8. Essentiële informatie over inventaris en voorraadbeheer

Als u fysieke goederen beheert:

  • Voorraadmodule: Controleer beschikbare hoeveelheden

  • Magazijnbeheer: Producten toewijzen aan locaties

  • Aandelenbeweging: Volg overdrachten en leveringen

Dit is essentieel voor productgerichte bedrijven, zelfs op kleine schaal.

9. Onkostenrapportage en betalingsbeheer

Om bedrijfsuitgaven bij te houden:

  • Onkostendeclaraties: Voor werknemers om reis- of kantoorkosten in te dienen

  • Bank/Contant: Rekeningtransacties registreren en afstemmen

Met deze modules behoudt u inzicht in de financiën en beheert u de vergoedingsstromen.

10. Project- en taakbeheermodules

Voor dienstverleners of teams die aan resultaten werken:

  • Projecten: Projectmijlpalen creëren en volgen

  • Taken: Verantwoordelijkheden toewijzen en beheren

  • Gantt-weergave (add-on): Visualiseer tijdlijnen en afhankelijkheden

Ideaal voor consultants, bureaus en technische teams.

11. Human Resources en Tijdregistratie

Indien u personeel of contractanten heeft:

  • HRM-module: Personeelsdossiers bijhouden

  • Verlofverzoeken: Beheer vakantie en afwezigheid

  • tijdregistratie: Tijd registreren op taken of projecten

Deze modules zijn handig voor het beheren van productiviteit en salarisadministratie.

12. Hulpmiddelen voor boekhouding en financieel overzicht

Voor dagelijks financieel beheer:

  • Boekhoudmodule (eenvoudig of geavanceerd)

  • Journaalposten: Handmatige correcties en invoer

  • BTW-aangifte: Regionale belastingregels configureren

Deze functies kunnen meegroeien met uw boekhoudbehoeften of verbinding maken met externe software.

13. Kalender- en planningshulpmiddelen

Blijf georganiseerd met:

  • Agenda: Kernagenda voor alle gebruikers

  • Feestdagen en werkdagen: Beschikbaarheid definiëren

  • Synchroniseren met Google Agenda (via connectormodule)

Helpt vergaderingen, taken en afwezigheden te centraliseren.

14. Documentbeheersysteem (DMS)

Centraliseer bestanden:

  • Documentenmodule: Bestanden toevoegen aan klanten, projecten en facturen

  • Veilige uploads met toestemming

  • Mappen ordenen op entiteit

Dit verbetert de controleerbaarheid en samenwerking binnen het team.

15. Beheer van derden en leveranciers

Niet alleen voor cliënten:

  • Houd leveranciersinformatie en aankoopvoorwaarden bij

  • Contracten en documenten bijvoegen

  • Inkooporders maken en volgen

Dit zorgt voor soepelere inkoop en leveranciersverantwoording.

16. PDF-aanpassing voor professionele documenten

Voor branding en compliance:

  • Kies standaardsjablonen voor offertes en facturen

  • Bewerk voettekstberichten met juridische informatie

  • Installeer geavanceerde PDF-modules van Dolistore voor een aangepaste lay-out

Duidelijke, merkeigen documenten versterken het imago van uw bedrijf.

17. E-mail- en meldingsmodules

Inschakelen:

  • E-mail Templates: Herbruikbare berichtformaten

  • Automatische waarschuwingen: Voor achterstallige taken of facturen

  • SMTP-configuratie voor verzending vanaf uw bedrijfsdomein

Hiermee automatiseert u de communicatie en behoudt u uw professionaliteit.

18. Beveiligings- en toegangscontrolefuncties

configureren:

  • Rolgebaseerde toegang voor elke module

  • IP-beperkingen (optioneel)

  • Auditlogboek (van Dolistore)

Beveiliging is vanaf dag één essentieel, vooral als het gaat om gevoelige bedrijfsgegevens.

19. Back-up- en onderhoudsmodules

Zorg voor veerkracht:

  • Database-exporten plannen

  • Serverbewaking of back-upscripts installeren

  • Gebruik indien nodig externe back-uptools

Met een eenvoudige back-upstrategie voorkomt u catastrofale verliezen.

20. Modules die u moet vermijden of uitstellen

Wacht met het volgende, tenzij het echt nodig is:

  • Geavanceerde boekhouding (indien u externe software gebruikt)

  • Productie (als u geen goederen produceert)

  • Externe connectoren (WooCommerce, Stripe) totdat de kernconfiguratie stabiel is

Begin met een lean aanpak en breid daarna uit.

21. Tips voor het testen en configureren van nieuwe modules

  • Gebruik een sandbox-omgeving voor testen

  • Schakel modules één voor één in

  • Gebruikers trainen met basisworkflows

  • Controleer de logboeken op fouten of toegangsproblemen

Een zorgvuldige uitrol voorkomt verwarring en bugs.

22. Uw systeem voorbereiden op toekomstige groei

Vooruit plannen:

  • Documenteer uw module-instellingen

  • Gebruik consistente naamgeving voor producten en contacten

  • Tag gebruikers en klanten per categorie

Goede gewoontes die u nu aanleert, zullen hun vruchten afwerpen naarmate uw systeem groeit.

23. Conclusie: een solide ERP-fundament bouwen met de juiste modules

Door al vroeg de juiste Dolibarr-modules te activeren, legt u de basis voor efficiënte, schaalbare processen. Door u te concentreren op essentiële zaken – zoals CRM, facturering, producten en projectmanagement – ​​krijgt u een krachtig ERP-systeem zonder rommel. Voeg meer toe naarmate uw bedrijf groeit, maar begin met een slimme, goed gestructureerde opzet die aansluit bij uw werkelijke behoeften.